Panduan Pengelolaan Dalam Menambahkan Tugas di Inovasy Task Management

Pada panduan ini Anda akan diberi tahukan bagaimana cara menggunakan kanban pada Inovasy Task Management

Panduan Penggunaan Task Management di Inovasy Apps (Kanban Board)

Task Management di Inovasy Apps memudahkan tim Anda dalam mengelola dan memantau tugas secara terstruktur. Melalui fitur Kanban Board, Anda dapat melihat status tugas secara visual, mulai dari perencanaan hingga penyelesaian. Fitur ini juga memungkinkan Anda untuk mengelola prioritas tugas, menetapkan tanggung jawab, dan memastikan setiap tugas selesai tepat waktu. Panduan ini akan memandu Anda untuk menambahkan dan mengelola tugas dengan efektif.

Setelah Anda menyelesaikan pengisian data utama untuk keperluan Kanban (seperti board, label tugas, tipe tugas, prioritas tugas, dan status tugas), Anda dapat langsung menambahkan tugas baru ke dalam kolom status pada Kanban board yang diinginkan. Berikut adalah langkah-langkahnya:

A. Langkah-langkah Menambahkan Tugas Baru:

Masuk ke Modul Task Management Buka modul Task Management di Inovasy Apps, lalu pilih Board Kanban yang telah Anda buat sebelumnya.
Pilih Board Tugas Setelah masuk ke dalam modul Task Management, pilihlah board yang sudah Anda tambahkan.
Masuk ke dalam Kanban Board Anda akan diarahkan ke dalam tampilan Kanban Board yang telah dipilih.
Tambah Tugas Klik tombol +Tambah Tugas pada kolom status yang diinginkan untuk menambahkan tugas baru.
Isi Kolom Tugas Setelah mengklik Tambah Tugas, akan muncul kolom untuk mengisi detail tugas. Isikan judul tugas atau aktivitas yang akan dilakukan.
Simpan Tugas Setelah judul tugas ditulis, klik Tambah untuk menyimpan tugas yang baru ditambahkan.

B. Pengelolaan Tugas Lebih Lanjut:

Setelah tugas ditambahkan, Anda dapat mengelola lebih lanjut melalui Detail Ticket. Pada halaman detail tugas, Anda akan menemukan beberapa fitur untuk memudahkan pengelolaan tugas:

History edit: Pada bagian awal detail tugas Anda dapat langsung melihat history tugas dari waktu awal pembuatasan tugas dan siapa yang membuat hingga terakhir diubah.
Deskripsi Tugas: Menambahkan penjelasan atau detail lebih lanjut tentang tugas tersebut.
Status: Status disini melamprikan status apa saja yang dibuat pada boar kanban tersebut, jika Anda mengubahnya maka ticket akan berpindah kestatus yang ditetapkan.
Prioritas Tugas: Tentukan tingkat prioritas tugas (Tinggi, Menengah, Rendah).
Assigne User: Menugaskan anggota tim yang sesuai untuk menangani tugas ini (pastikan user memiliki akun di Inovasy Apps).
Label Tugas: Menambahkan label yang relevan untuk mempermudah klasifikasi tugas.
Periode: Tentukan periode atau tenggat waktu pengerjaan tugas.
Waktu Pengingat: Tentukan waktu pengingat untuk memberi notifikasi jika tugas mendekati deadline.
Notifikasi: Fitur ini mengirimkan notifikasi otomatis melalui WhatsApp atau Telegram kepada user yang ditugaskan, setiap kali ada perubahan pada tugas (seperti perubahan status, penugasan, atau komentar).
Bobot Tugas: Tentukan bobot tugas untuk memperlihatkan seberapa besar kontribusi tugas terhadap proyek.
Persentase Penyelesaian: Isi persentase penyelesaian tugas agar tim dapat memantau progres.
Tipe Tugas: Pilih tipe tugas yang sesuai berdasarkan data tipe tugas yang telah Anda tentukan sebelumnya (misalnya, Customer, Produk, Penjualan, dll.).
Anda dapat memilih data apapun yang dibutuhkan untuk referensi tugas yang diberikan ke karyawan.
Menambahakan Komentar: Di dalam detail tugas, Anda dapat menggunakan kolom komentar untuk berdiskusi dengan tim mengenai perkembangan tugas. Pastikan setiap revisi atau informasi penting tercatat agar mudah dipantau.
Menutup Detail Tugas: Setelah selesai mengelola tugas, Anda bisa menutup detail tugas dengan mengklik Close (X).

C. Simulasi Memindahkan Tugas:

Di Kanban Board, Anda dapat memindahkan tugas antar kolom sesuai dengan status progresnya:

Dari To Do List ke In Progress: Geser kartu tugas ke kolom "In Progress" saat tugas mulai dikerjakan.
Ke Pending: Jika tugas perlu konfirmasi atau menunggu bahan, pindahkan ke kolom "Pending".
Ke Ready to Chek: Setelah tugas selesai dikerjakan, pindahkan ke kolom "Ready to Chek" untuk pengechekan lebih lanjut.
Ke Done: Setelah tugas selesai diuji, pindahkan ke kolom "Done".
Ke Rejected: Jika tugas tidak diterima atau dibatalkan, pindahkan ke kolom "Rejected".

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat mengelola tugas secara lebih terstruktur dan efisien, memastikan setiap langkah dalam proyek berjalan dengan lancar.

Semoga panduan ini mempermudah tim Anda dalam menggunakan modul Task Management di Inovasy Apps!